Gyakran megtörténik velem, hogy egy rég nem látott, vagy egy új ismerősömmel való beszélgetés során szóba kerül a munka, és így az is, hogy én ezzel az online valamivel foglalkozok…majd néznek rám kíváncsian.

De mi is ez? Mit is csinálok én valójában? – kérdezik, és látom a szemükben, hogy nem is igazán akarják elhinni, hogy létezik egyáltalán ilyen szakma.

Magyarországon még mindig nem tölti be az őt megillető helyet a virtuális asszisztencia, pedig hihetetlenül sok előnnyel bír egy alkalmazotti beosztással szemben, és nem csak az asszisztenseknek tartogat előnyöket, hanem a velük szerződő cégeknek, vállalkozóknak is!

Ennek ellenére még mindig kevés cégvezető és vállalkozó van tisztában ennek lehetőségéről, és ha mégis, nem élnek vele. Miért van ez így?

Sajnálatos módon a hosszú-hosszú évek alatt a legtöbb emberbe beidegződött az a tévhit, hogy egy titkárnő arra jó, hogy vendégeket fogadjon, kávét főzzön, vagy gépeljen, és ezt csak úgy tudja kivitelezni, ha jelen van. Ez régen lehet, hogy így is volt, azonban manapság egy titkárnőnek, vagy asszisztensnek sokkal több és felelősségteljesebb feladat jut, amit bárhonnan el tud végezni.

De kanyarodjunk vissza a mindenkit foglalkoztató kérdéshez. Mit csinálok én valójában?

Egy ilyen beszélgetés alkalmával mindig pár szóban felsorolom azokat a feladatokat, amiket elvállalok egy felkérés során, most azonban egy kicsit jobban kifejtem, hogy valójában mivel foglalkozok, illetve hogy hogyan is valósítom ezt meg.

Megkereséstől a szerződéskötésig

A virtuális asszisztensek esetében nem úgy zajlik, mint például egy „átlagos” titkárnői állásnál (az átlagos jelzővel persze nem negatív érzéseket szeretnék kiváltani, lealacsonyítani pedig főleg nem szeretném vele a szakmát, hiszen én is több mint egy évtizedig titkárnőként dolgoztam…). Nekünk nincs állásinterjú, nincsenek próbatesztek, nincs betanítási idő, nincs próbaidőszak.

A vállalkozástámogatók általában hirdetik magukat, teszem azt közösségi csatornákon, freelancer oldalakon, vagy egyéb más helyeken, majd ezeken a hirdetéseken keresztül kapják a különböző megkereséseket.

De akadnak bőven olyan, régebben pályán lévő online vállalkozástámogatók is, akiknek már hirdetni sem kell magukat. Ők olyan ügyfélkörrel és ismeretséggel rendelkeznek, hogy ajánlás útján is akad bőven új munkájuk.

A mi szakmánkban nagyon fontos a bizalom, ezért ha engem megkeresnek egy megbízással, akkor első körben mindig felajánlok egy videohívásos megbeszélést. Így mindketten láthatjuk, hogy kivel fogunk együtt dolgozni, milyen a másik fél attitűdje, milyen az a környezet, ahol a másik a munkáját végzi.

Ha a megbeszélés során mindketten szimpatikusak vagyunk egymásnak és a kiszervezésre szánt feladatokat is átbeszéltük, akkor jöhet is a szerződéskötés.

Egy napom virtuális asszisztensként

Jómagam még egy éve sincs, hogy online vállalkozástámogatóként tevékenykedem és egyelőre csak részmunkaidőben teszem. Az már más kérdés, hogy a jövő mit hoz, de most nem is ez a lényeg. 

Egy olyan napot vettem elő erre a példára, amit teljes egészében az asszisztensi feladataimmal tölthettem, így valós képet tudok festeni a menetéről.

Korán kelő típus vagyok, ezért általában 5-6 óra körül már túlvagyok az első kávémon. Mivel reggel vagyok a legkreatívabb, ezért neki is állok a feladataimnak és nagyjából 10-11 óráig le sem állok velük.

Több jelenlegi ügyfelem is kétkedve állt szerződéskötés előtt ahhoz, hogy hogyan is fogok elszámolni a munkaidőmmel ha nem lesz jelen, ha nem látja, hogy mit csinálok.

Ez úgy működik, hogy van egy online időmérő alkalmazás, amit egy feladat elkezdésekor elindítok, és ha befejezem, vagy éppen szünetet tartok, akkor leállítom. Így készül az adott hónapról egy kimutatás, amit a következő hónap elején megküldök neki.

Az ügyfelek általában nagyon is jól tudják, hogy a kidelegált feladatok elvégzése mennyi időt vesz igénybe, hiszen előttem ők, vagy valaki más hajtotta végre azokat. Így az első 1-2 hónap után sokkal nyugodtabban állnak ehhez a kérdéshez, hiszen látják a kimutatásból, hogy még ha akarnék sem tudnék több időt elszámolni, mint amennyit valójában dolgoztam…

Az ebédszünetem után már csak valami könnyebb munkába szoktam belefogni, vagy esetleg ilyenkor nézem meg az e-mailjeimet, válaszolok rájuk, de az sem ritka, hogy kizárólag csak a saját kitűzött teendőimet végzem már el a napnak ennek a szakában.

Részmunkaidőben nincs, és nem is lehet sok ügyfelem, így ezt megtehetem, viszont ha teljes munkaidőben tevékenykednék virtuális asszisztensként, akkor ez valószínűleg máshogy lenne.

16 óra után már nem igen foglalkozok munkával, csak akkor, ha a főállásom mellett, hazaérve dolgozok. Olyankor van, hogy este 8-ig is elfoglalom még magam.

Feladatok dióhéjban

Felesleges lenne itt útja felsorolnom azokat a megbízásokat, amiket elvállalok, helyette inkább azt mesélem el, hogy hogyan csinálom.

Legtöbb esetben piackutatásra, blogcikk írásra és közösségi média posztok kivitelezésére szoktak felkérni.

Ezek közül személyes kedvencem a blogcikk írás, ezért most arról írnék kicsit bővebben.

Az ügyfelek eddig kivétel nélkül konkrét témákkal érkeztek már hozzám, tehát tudják, hogy miről szeretnének írni és azt is, hogy mennyit, csak éppen nincs rá idejük, vagy nem is szeretik annyira csinálni.

Van, aki a cikkekhez forrásokat ad meg példaként, van, aki vázlatot ír arról, hogy miket szeretne feltétlenül viszont látni az írásban, de olyan is előfordult már, hogy egyáltalán semmi megkötés nem volt, csupán a cikk témája volt leszögezve.

Legutóbbi ügyfelemnél például nagyon tetszett, hogy hanganyagot vett fel és az alapján kellett nekem írásba foglalni a cikk tartalmát. Elmondta, hogy nagyjából milyen pontok szerepeljenek benne, és hogy ő mit gondol a témáról.

Ha megvannak az alapok és a részleteket leegyeztettük, akkor megírom a cikket és kész is a megbízás.

Ez csak egy feladat a sok közül, amit egy virtuális asszisztens elvégezhet, de már ebből is láthatod, hogy nem is annyira ördögtől való ez a fajta munkavégzés, azaz a távmunka…

Ha megjött a kedved, hogy változást hozz vállalkozásodba, vagy kérdéseid lennének még az online vállalkozástámogatással kapcsolatban, akkor keress bátran, kérd ingyenes konzultációmat!